Văn phòng phẩm là đồ dùng thiết yếu của nhiều nhóm khách hàng như học sinh, sinh viên và cả nhân viên văn phòng. Do đó, kinh doanh cửa hàng văn phòng phẩm sẽ đem đến một cơ hội làm ăn sinh lời. Nếu bạn có hứng thú với lĩnh vực này nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu hãy tham khảo những kinh nghiệm kinh doanh văn phòng phẩm trong bài viết dưới đây.
Lên kế hoạch kinh doanh cửa hàng văn phòng phẩm
Tìm hiểu thông tin về kinh doanh văn phòng phẩm
Giống như khi thực hiện bất kỳ một công việc kinh doanh nào khác, trước khi bắt tay vào việc kinh doanh cửa hàng văn phòng phẩm, việc đầu tiên bạn cần làm là tìm hiểu kỹ thông tin về mặt hàng cũng như nhu cầu của thị trường. Những thông tin này sẽ rất hữu ích cho bạn khi bắt đầu lập kế hoạch cũng như triển khai công việc sau này.
Ngoài việc tìm hiểu trên mạng, bạn có thể tìm đến một số người quen từng kinh doanh văn phòng phẩm hoặc các sản phẩm tương tự để học hỏi thêm kinh nghiệm, hiểu rõ những đặc thù của bán lẻ và cách đẩy mạnh tiêu thụ.
Lên ý tưởng và lập kế hoạch
Trong bước lên ý tưởng và lập kế hoạch cho hoạt động kinh doanh, bạn cần xác định rõ những điểm sau:
- Khách hàng của bạn là ai? Nhóm khách hàng chính của đồ dùng văn phòng phẩm bao gồm cả học sinh, sinh viên và nhân viên văn phòng. Sở thích và nhu cầu của các nhóm này có điểm khác biệt, bởi vậy, bạn chỉ nên chọn một nhóm khách hàng chính và tập trung phát triển kế hoạch của mình để tạo được sức hút, bán được hàng cho nhóm khách hàng đó.
- Đối thủ cạnh tranh của bạn là ai? Các cửa hàng có bày bán sản phẩm tương tự ở khu vực xung quanh bạn chính là những đối thủ cạnh tranh trực tiếp. Điều bạn cần làm là tìm ra điểm khiến khách hàng cảm thấy bị thu hút và quyết định chọn cửa hàng của bạn thay vì các đối thủ kia.
- Điểm khiến cửa hàng của bạn trở nên khác biệt là gì? Dù kinh doanh ở quy mô lớn hay nhỏ, bạn cũng cần có một thế mạnh để đảm bảo khách hàng sẽ tìm đến cửa hàng của bạn. Điểm mạnh này có thể là vị trí thuận tiện, giá cả thấp hơn, bày bán đẹp mắt hơn hay sản phẩm đa dạng hơn,…
Sau khi xác định các yếu tố trên, bạn cần ghi lại những đầu việc cần chuẩn bị như tìm địa điểm, nguồn hàng, nhân lực, nguồn vốn và bắt đầu lên kế hoạch chi tiết hơn cho từng đề mục này.
Chuẩn bị mặt bằng kinh doanh
Trong trường hợp bạn đã có sẵn một mặt bằng để kinh doanh văn phòng phẩm, bạn sẽ giảm bớt được các công việc phải chuẩn bị. Tuy nhiên, bạn sẽ cần tìm hiểu kỹ liệu khách hàng xung quanh sẽ có nhu cầu về loại sản phẩm nào với mức giá khoảng bao nhiêu. Đôi khi, nếu vị trí này không thực sự thu hút nhóm khách hàng mục tiêu của bạn, bạn nên xem xét lại liệu có nên sử dụng mặt bằng này hay sẽ chuyển đến địa điểm khác.
Trong trường hợp bạn bắt đầu đi tìm kiếm mặt bằng, hãy dựa vào nhóm khách hàng mục tiêu ở bản kế hoạch trước đó để khoanh vùng các địa điểm thích hợp. Ví dụ như bạn muốn bán hàng cho nhóm học sinh, các địa điểm gần trường học, trung tâm tiếng Anh,… sẽ được ưu tiên hơn. Còn nếu khách hàng bạn lựa chọn là nhân viên văn phòng, bạn có thể đặt vị trí ở gần các khu nhà văn phòng có đông nhân viên.
Chuẩn bị nguồn hàng cho cửa hàng văn phòng phẩm
Lựa chọn mặt hàng
Tương tự như khi chọn địa điểm, nhóm khách hàng mục tiêu sẽ là mấu chốt để bạn chọn lựa các sản phẩm để bán.
Với học sinh, sinh viên, các sản phẩm cơ bản sẽ là sách, vở ghi, đồ dùng học tập, balo nhưng bạn cũng có thể bày bán cùng một số món quà tặng, đồ lưu niệm hay các món đồ chơi thịnh hành khác. Ở nhóm khách hàng này, yếu tố hình thức sản phẩm cần được quan tâm nhất nên mẫu mã, thiết kế phải thật đa dạng và độc đáo.
Với khách hàng là nhân viên văn phòng thì sản phẩm chủ yếu vẫn sẽ là các đồ dùng văn phòng phổ biến. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể chọn thêm các mặt hàng như đồ trang trí không gian làm việc hoặc các loại cốc, bình nước cá nhân. Sản phẩm nên có thương hiệu, chất lượng tốt và thiết kế phù hợp với nhóm khách hàng ở lứa tuổi trưởng thành.
Lựa chọn nhà cung cấp văn phòng phẩm
Bạn nên tìm đến những nhà cung cấp có nguồn hàng phong phú và đa dạng để hạn chế việc phải tìm, nhập hàng từ nhiều nơi khác nhau. Việc quản lý về số lượng, chất lượng sản phẩm cũng nhờ vậy mà thuận lợi hơn.
Bên cạnh đó, bạn cũng có thể lựa chọn nhập tại nơi sản xuất để tiết kiệm tối đa chi phí cho sản phẩm. Khi đó, bạn sẽ cần xem xét đến việc quản lý nhập hàng, vận chuyển hàng và đồng thời cả việc liên hệ làm việc với nhiều bên cung cấp. Một vài nhà cung cấp uy tín bạn có thể tham khảo bao gồm: Văn phòng phẩm Officexinh, VPP An Phát, Hồng Hà, Công ty VinaCom,… Nếu bạn muốn nhập thêm những sản phẩm văn phòng phẩm độc đáo, hiện đại hơn có thể tìm kiếm nhà phân phối trên: Amazon, Alibaba,…
Tính toán chi phí đầu tư vào 1 cửa hàng văn phòng phẩm
Chi phí mặt bằng – trang thiết bị
Diện tích mặt bằng trong khoảng 40 – 100 m2 phù hợp để bạn trưng bày các loại văn phòng phẩm. Nếu muốn kết hợp kinh doanh các sản phẩm liên quan khác thì diện tích nên lên đến khoảng 150 – 200 m2. Tùy vị trí, giá thuê hàng thoáng sẽ rơi vào khoảng 5 – 20 triệu. Thông thường, bạn sẽ cần cọc trước 3 đến 6 tháng, do đó, chi phí thuê mặt bằng sẽ là khoản tốn kém nhất trong giai đoạn đầu kinh doanh.
Bạn cũng sẽ cần đến các kệ hàng, quầy trưng bày, tủ kính và nhiều đồ dùng trang trí khác để sắp xếp sản phẩm một cách khoa học cũng như giúp không gian bán hàng trở nên thu hút hơn. Chi phí tối thiểu cho trang thiết bị sẽ vào khoảng 20 triệu đồng.
Chi phí nguồn hàng
Chi phí nguồn hàng bị ảnh hưởng bởi khá nhiều yếu tố như thương hiệu sản phẩm, thời gian giao hàng, mức chiết khấu, nhà cung cấp, phương thức thanh toán,… Khoản tiền đầu tư cho sản phẩm dao động trong khoảng 50 – 100 triệu đồng nếu bạn kinh doanh ở quy mô vừa và nhỏ.
Một lưu ý nhỏ nhỏ khi nhập hàng là bạn nên kiểm tra kỹ chất lượng sản phẩm, nhất là ở thời gian đầu kinh doanh. Nếu bạn vô tình nhập các sản phẩm không đủ chất lượng thì khả năng tiêu thụ được sẽ thấp và khiến khoản đầu tư này của bạn trở nên lãng phí. Đồng thời, dựa vào mức tiêu thụ của từng mặt hàng, bạn sẽ cần điều chỉnh lại lượng sản phẩm nhập vào.
Chi phí quản lý cửa hàng văn phòng phẩm
Chi phí quản lý về cơ bản sẽ gồm hai khoản là chi phí cho nhân lực và chi phí cho vận hành (như điện nước, internet). Khoản chi phí này hoàn toàn phụ thuộc vào nhu cầu của từng cửa hàng nên khá khó để đưa ra được con số chính xác. Bạn nên tự mình ước lượng dựa trên kế hoạch kinh doanh và theo dõi trong thời gian đầu để nắm bắt được con số cụ thể.
Kế hoạch quản lý hoạt động kinh doanh cửa hàng văn phòng phẩm
Tuyển dụng nhân viên
Nếu không gian cửa hàng của bạn không quá lớn, bạn có thể tự mình thực hiện hầu hết mọi công việc mà không cần tuyển dụng thêm các nhân viên cố định. Với quy mô kinh doanh nhỏ thì đây sẽ là phương pháp phù hợp nhất để bạn giảm bớt các khoản chi phí.
Ở những khoảng thời gian đông khách, một mình bạn khó có thể xoay sở thì bạn có thể tìm thêm các nhân viên thời vụ hoặc sinh viên làm thêm giờ để phụ giúp công việc.
Tuy nhiên, khi cửa hàng của bạn phát triển hơn hoặc khi cửa hàng có lượng khách hàng lớn thì bạn nên cân nhắc thuê thêm nhân viên (số lượng tùy thuộc vào chi phí lương mà bạn có thể chi trả, không gian cửa hàng, số lượng công việc). Như vậy, việc đáp ứng nhu cầu mua sắm đồ dùng của khách sẽ được đáp ứng nhanh chóng hơn.
Phần mềm quản lý hàng hóa, thu chi
Trước đây, các cửa hàng kinh doanh nhỏ thường chỉ sử dụng sổ để kiểm kê các hoạt động hàng hóa và thu chi. Việc này dễ gây bỏ sót thông tin và cũng khiến bạn gặp khó khăn khi phải tốn thời gian tính toán một cách thủ công.
Do đó, tốt nhất, bạn cần tìm hiểu và lựa chọn sử dụng một phần mềm riêng để phụ giúp cho việc quản lý này đơn giản và hiệu quả hơn. Có cả những phần mềm trả phí và miễn phí cung cấp nhiều tính năng đa dạng. Bạn hoàn toàn có thể tìm đến những phần mềm dễ sử dụng và hỗ trợ bạn tốt nhất.
Trong thời đại 4.0, bạn có thể sử dụng những cách làm Marketing Online như: Facebooks Ads, Google Ads để tiếp cận được nhiều khách hàng hơn, mang lại hiệu quả kinh doanh cao hơn.
Trên đây là kinh nghiệm cơ bản nhất trong việc kinh doanh cửa hàng văn phòng phẩm. Trong quá trình bạn tìm hiểu và lập kế hoạch cụ thể, bạn nên cân nhắc và tự tìm hiểu thêm để giải quyết các vấn đề phát sinh. Đó sẽ là một cơ hội giúp bạn rèn luyện, cải thiện hoạt động kinh doanh và thúc đẩy doanh thu của cửa hàng.