Mình làm bảo trì mạng cho vài tiệm nail ở quận 3 dạo gần đây. Chủ tiệm than phiền vụ khách bùng lịch làm trống ghế, trong khi người khác muốn làm lại không có chỗ. Ghế trống, tiếc lắm. Thế là mình lên mạng tìm tài liệu tự làm một cái web đặt lịch online để khách tự cọc tiền trước 200.000đ cho chắc ăn, thông qua ba thao tác liên tiếp là khách chọn ngày giờ, điền tên số điện thoại và quét mã thanh toán. Trải nghiệm tự cài đặt hệ thống nhận thông báo có tiền qua ứng dụng Telegram khá thú vị. Anh chị nào đang quản lý cửa hàng nhỏ có thể tham khảo cách mình làm.
1. Nỗi khổ khi khách đặt lịch spa online mà không cọc
Trước đây tiệm dùng quyển sổ tay để ghi lại lịch hẹn của khách hằng ngày một cách rất thủ công. Lỗi hay gặp nhất là vào sáng thứ bảy đông đúc, khoảng mười vị khách cùng chuyển cọc 200.000đ nhưng nội dung chỉ ghi chung chung làm lễ tân rối bời. Người thì ghi tên, người thì gõ không dấu, có khi tên người chuyển tiền lại là tên người nhà của khách. Lễ tân toát mồ hôi. Đoán nhầm tên là giữ ghế cho sai người.
Việc này khiến cho lễ tân cảm thấy rất căng thẳng vào những giờ cao điểm. Khách làm xong dịch vụ cắt da gội đầu trả thêm 650.000đ, lễ tân gộp hai khoản lại đối chiếu bằng tay ghi vào sổ rất dễ nhầm lẫn làm hoa hồng cho thợ chia theo ca cuối ngày cũng bị tính sai theo. Mình đi khảo sát thử giá thuê công ty bên ngoài làm ứng dụng đặt chỗ riêng biệt. Một ứng dụng đơn giản đã tốn tầm 40 đến 80 triệu đồng. Các phần mềm tầm trung có giá từ 80 đến 200 triệu đồng. Mức chi phí này quá tầm với một tiệm nail nhỏ, nên mình quyết định tự xắn tay vào làm.
2. Dùng con bot viết mã cho web đặt lịch online
Hồi đầu mình tính dùng các cổng thanh toán như Stripe hoặc PayPal. Nghĩ đi nghĩ lại thì thấy việc giao dịch bằng tiền đô la và hoá đơn không có mã số thuế Việt Nam sẽ làm chị kế toán vất vả. Điều này làm mình cảm thấy khá mệt mỏi. Nghĩ vậy là bỏ luôn. Mình quyết định nhờ công cụ thông minh tự viết mã cho toàn bộ khung nhận lịch. Yêu cầu đưa ra là khách chọn ngày giờ xong, hệ thống sẽ hiện ra một mã VietQR hiển thị đúng 200.000đ để khách tiện quét. Mình tự làm toàn bộ nên tự hiểu cặn kẽ mọi thứ.
Lúc xây dựng, mình cài bộ công cụ có tên là monacloud-mcp từ kho npm. Đợt này mình cẩn thận chọn máy chủ ảo và cơ sở dữ liệu Postgres đặt tại Việt Nam. Mình đọc báo cáo thấy hãng Superblocks quét 1.645 ứng dụng thì có tới 170 cái bị lộ cơ sở dữ liệu. Báo cáo vibe-eval cũng ghi nhận khóa API bị lộ trong mã nguồn bị khai thác mất dữ liệu sau 11 phút. Thế nên mình không dùng mấy chỗ miễn phí nước ngoài nữa. Máy chủ ảo bên này tính tiền theo giờ, CPU khoảng 250đ một giờ và RAM 150đ một giờ. Mức giá này khá dễ chịu, tính đủ xài. Con bot tự báo giá bằng tiền Việt trước khi khởi tạo dịch vụ, mình nạp vào cái ví VND bằng mã QR rồi để nó trừ dần. Thao tác thanh toán diễn ra rất nhanh gọn. Quá trình làm từ đầu giúp mình nắm chắc kỹ thuật, giống hệt chia sẻ xây danh sách cá nhân mà mình hay kể cho anh em.
3. Luồng thu cọc qua mã QR hoạt động ra sao
Sau khi có cái sườn web đặt lịch online cơ bản, mình bắt đầu gắn luồng thanh toán vào. Khách lên biểu mẫu chọn ngày giờ rồi bấm nút xác nhận. Giao diện trang lập tức hiện ra một mã VietQR tương ứng với số tiền cọc quy định. Mình tích hợp thẳng cái tiện ích thu tiền cho spa tiệm nail vào quy trình hoạt động của cửa hàng để hệ thống tự động kết nối biểu mẫu điền thông tin vào tài khoản ngân hàng ACB của chủ tiệm, lúc khách quét điện thoại thanh toán thì tiền chạy thẳng về tài khoản mà không hề giữ lại tiền hay trừ bất kỳ khoản phí phần trăm nào.
Mỗi một lịch hẹn sẽ tự tạo ra một mã QR riêng biệt. Mười khách cùng cọc 200.000đ trong 30 phút vẫn khớp đúng mười lịch. Hệ thống nhận diện bằng mã QR riêng của từng giao dịch, không phụ thuộc vào con số tiền hay nội dung chuyển khoản. Khách quét xong thì tiền chạy thẳng về tài khoản ACB của chị chủ tiệm. Ngân hàng lập tức báo qua hệ thống để cập nhật. Nhanh gọn thật. Kể cả lúc 10 giờ đêm khách đặt lịch cho sáng hôm sau, hệ thống vẫn nhận diện tiền về bình thường.
4. Mua tên miền và thiết lập hộp thư gửi email thông báo
Để trang mạng nhìn đáng tin hơn, mình nhờ bot tìm và mua luôn một tên miền đuôi .vn. Tiện ích tra tên và báo giá hoạt động tốt. Chưa có tài khoản, mình vẫn tra được giá và giữ chỗ được tên miền trong 30 phút. Việc đăng ký gồm ba bước là điền bản khai thông tin, quét mã QR thanh toán 756.000đ và cuối cùng tiến hành xác thực căn cước công dân bằng eKYC một lần duy nhất. So với mức 432.000đ của tên miền .com thì giá nhỉnh hơn, nhưng bù lại tên miền Việt Nam được cấp giấy chứng nhận đàng hoàng. Toàn bộ tính năng trỏ bản ghi DNS cho đến cấp chứng chỉ bảo mật SSL đều tự chạy hết, mình không phải đụng tay.
Bên cạnh đó, mình cấu hình thêm tính năng gửi thư điện tử báo khách đặt lịch thành công. Mình dùng SendGrid. Mỗi khi khách hoàn tất thao tác đặt chỗ, hệ thống sẽ phát hành một bức thư xác nhận kèm theo mã số ngẫu nhiên. Hệ thống cung cấp miễn phí 3.000 lá thư mỗi tháng, con số này khá thoải mái cho một cơ sở quy mô nhỏ hoạt động cả tháng. Bức thư đầu tiên gửi đi từ tên miền mới thỉnh thoảng vẫn bị chui vào mục thư rác của Gmail. Mình đành báo khách hàng tự kiểm tra hòm thư rác và đánh dấu an toàn trong vài ngày đầu tiên.
5. Vài điểm kẹt mình gặp trong quá trình cài đặt
Luồng xây dựng này không trọn vẹn, mình gặp hai điểm dở. Máy chủ ảo tính tiền theo giờ mức 250đ một giờ, nếu để nó chạy liên tục 24/7 thì tính ra đắt hơn hẳn mấy gói VPS trả phí theo năm truyền thống. Đợt trước mình có quên tắt cái máy ảo chạy thử nghiệm tính năng đăng ký trong ba ngày, thế là bị trừ mất một khoản tiền lặt vặt khá xót ruột. Xót thiệt.
Gói miễn phí MONA Pay chỉ cho phép 500 giao dịch mỗi tháng, với tiệm nào đông khách kết hợp cả thu cọc và thu tiền dịch vụ riêng lẻ thì mức này vượt qua khá nhanh. Khi đó tiệm sẽ phải trả phí từ 99.000đ một tháng. Kẹt thêm một chỗ là tính năng thu tiền và tính năng xuất hoá đơn điện tử hiện tại vẫn bắt người dùng đăng nhập tách biệt. Nếu muốn dùng cả hai công cụ, mình phải mở hai thẻ trình duyệt khác nhau để quan sát số liệu doanh thu hàng ngày. Lúc này mình có cảm giác giống như khi đi review thương hiệu bằng bảo hành vậy, phải dùng thật mới lòi ra vấn đề.
6. Việc vận hành thực tế tại tiệm
Hiện tại tiệm có hai bạn lễ tân và chưa dùng phần mềm quản lý nào trước đây. Lúc bắt đầu làm quen thì các bạn thao tác cũng nhanh nhẹn. Thao tác rất dễ. Đầu tiên lễ tân tạo tài khoản rồi thực hiện tính năng kết nối ngân hàng ACB bằng hai lần mã xác thực OTP. Kế tiếp là bật tính năng nhận thông báo qua ứng dụng Telegram cho cả nhóm trong tiệm theo dõi biến động số dư, chỉ mất 2 phút cài.
Mỗi khi chốt lịch, nếu khách gọi điện thoại đến, lễ tân vẫn có thể tự tạo mã QR cọc 200.000đ trong bảng điều khiển rồi gửi thẳng qua tin nhắn Zalo. Tiền vào tài khoản là cả nhóm đều thấy được ngay lập tức trên màn hình điện thoại, lễ tân chỉ việc ghi chữ đã cọc vào quyển sổ quản lý lịch hẹn. Dữ liệu khách hàng nằm gọn trong quyền của chủ tiệm.
Xây xong luồng thu cọc tự động này giúp các bạn lễ tân đỡ vất vả đi trông thấy, khách hàng cũng ý thức hơn về giờ giấc đã cọc. Sang tuần sau mình dự định sẽ rà soát lại phần tốc độ tải trang trên các điện thoại Android cũ để người dùng vào dễ hơn.