Mẹo học tập, làm việc và cải thiện đời sống là chủ đề chúng tôi gặp rất thường xuyên khi trò chuyện với độc giả. Có một người bạn làm freelance content từng kể với chúng tôi rằng anh bận từ sáng đến tối. Thế nhưng khi ngồi lại vào cuối ngày, anh gần như không nhớ mình đã hoàn thành được những gì. Theo quan sát của đội ngũ bên mình, vấn đề không nằm ở quỹ thời gian. Anh làm việc theo kiểu gặp đâu làm đó nên thiếu hẳn một thứ tự ưu tiên rõ ràng. Bài viết này tổng hợp những gì chúng tôi rút ra từ các trường hợp tương tự, cùng vài thói quen nhỏ bạn có thể thử ngay hôm nay.
Vì sao thói quen làm việc lộn xộn khiến cuộc sống dễ quá tải
Bạn có thể tự nhận ra mình đang học hay làm việc theo kiểu chữa cháy nếu lúc nào cũng thấy gấp gáp. Việc nào cũng giống như đang chạy deadline. Điều đáng chú ý là danh sách việc của bạn thường không dài hơn người khác. Họ chỉ xử lý gọn gàng hơn mà thôi.
Hệ quả dễ thấy nhất là mất tập trung và trì hoãn liên tục. Khi không có hệ thống, năng lượng bị tiêu hao vào việc quyết định nên làm gì tiếp theo, thay vì dồn hết vào việc đang làm. Đến cuối ngày, bạn rơi vào tình trạng giống người bạn của chúng tôi: bận rộn nhưng mơ hồ về kết quả.
Về lâu dài, lối làm việc chữa cháy còn kéo theo cảm giác kiệt sức. Khối lượng việc thực tế có thể không quá lớn, nhưng phần lớn năng lượng đã bị bào mòn bởi lo lắng và sự thiếu chủ động. Chúng tôi từng thấy nhiều người đi làm nghĩ rằng mình chỉ cần chăm chỉ hơn, trong khi điều họ thiếu là một cách sắp xếp việc đúng hơn.
Xây dựng lịch trình học tập và làm việc khoa học mỗi ngày
Bước đầu tiên là xác định khung giờ vàng, tức khoảng thời gian bạn tỉnh táo và tập trung nhất trong ngày. Với nhiều người đi làm, đó có thể là buổi sáng sớm hoặc đầu giờ chiều. Hãy dành khoảng này cho việc quan trọng nhất, còn việc dễ và việc vặt để sang sau. Đội ngũ bên mình thường khuyên bắt đầu với một khung giờ duy nhất trong tuần đầu, rồi mở rộng dần khi đã quen.
Nguyên tắc hai phút cũng rất hữu ích. Nếu một việc có thể làm xong trong vòng hai phút, hãy làm ngay thay vì ghi vào danh sách rồi quên. Những việc nhỏ tồn đọng sẽ dần trở thành gánh nặng tinh thần mà bạn không để ý tới.
Bạn cũng có thể thử kỹ thuật Pomodoro: làm việc hai mươi lăm phút, nghỉ năm phút, rồi lặp lại. Nhịp đều đặn như vậy giúp bạn không kiệt sức giữa chừng. Nếu muốn tiết kiệm thêm thời gian, bạn có thể tham khảo cách tự động hoá giúp tiết kiệm thời gian sống mỗi ngày. Những công cụ hỗ trợ kết hợp với quản lý thời gian cá nhân sẽ giảm đáng kể các việc lặp lại.
Cuối ngày, hãy dành mười đến mười lăm phút để tổng kết và lên kế hoạch cho hôm sau. Bước nhỏ này giúp bạn bắt đầu buổi sáng với danh sách việc rõ ràng, không phải mất thời gian nhớ lại mình cần làm gì.
Mẹo cải thiện tập trung và duy trì động lực lâu dài
Môi trường làm việc ảnh hưởng lớn đến khả năng tập trung, dù nhiều người thường bỏ qua điều này. Một góc học tập gọn gàng, ít đồ linh tinh là khởi đầu tốt. Quan trọng hơn, hãy tắt những thông báo không cần thiết trên điện thoại trong giờ làm việc chính. Chỉ một thay đổi nhỏ như vậy đã có thể giảm đáng kể số lần bị gián đoạn mỗi ngày.
Khi muốn tìm hiểu sâu hơn về phương pháp học tập và làm việc, bạn nên đọc các nguồn hướng dẫn chuyên sâu rồi chọn lọc phần phù hợp với hoàn cảnh riêng. Đừng áp dụng rập khuôn cách làm của người khác mà không điều chỉnh. Với người làm việc tự do, bạn có thể xem thêm người viết tự do và blogger đang thay đổi thói quen làm việc như thế nào để tìm lại nhịp làm việc ổn định.
Nếu bạn là freelancer hoặc chủ kinh doanh nhỏ, muốn quản lý khách hàng và đơn hàng bài bản hơn, một kênh bán hàng riêng có thể giảm bớt nhiều việc thủ công rời rạc. Bạn có thể tìm hiểu về thiết kế website bán hàng để chuẩn bị cho bước này.
Tự thưởng cho bản thân sau mỗi cột mốc nhỏ cũng là cách giữ động lực. Phần thưởng không cần lớn. Một khoảng nghỉ ngắn hay món ăn yêu thích đã đủ giúp bạn có thêm sức cho việc tiếp theo, đặc biệt với những chuỗi ngày làm việc dài mà thiếu điểm dừng rõ ràng.
Kết luận: thay đổi bắt đầu từ những thói quen nhỏ mỗi ngày
Bạn không cần thay đổi toàn bộ cách sống cùng lúc. Chỉ cần kiên trì áp dụng một hai mẹo phù hợp với hoàn cảnh, như người bạn freelance của chúng tôi đã làm. Anh không ép bản thân theo khuôn mẫu cứng nhắc, mà dần điều chỉnh cho đến khi tìm lại được nhịp làm việc của riêng mình.
Theo dõi tiến độ và điều chỉnh từng bước sẽ giúp học tập và làm việc trở thành thói quen tự nhiên. Đó cũng là cách cải thiện đời sống bền vững nhất về lâu dài.